UDIs kontroll og kontraktsoppfølging, gir oss mulighet for kontinuerlig forbedring og læring.
Som Norges største driftsoperatør av asylmottak, vil Hero Norge i midten av mai ha nærmere 30 asylmottak, i tillegg til cirka ti midlertidige akuttinnkvarteringer i hele landet.
– Oppdraget, ansvaret og tilliten fra norske myndigheter, tar vi på største alvor. Våre mottak skal være et trygt midlertidig botilbud for de som bor der, og skal driftes i tråd med kravene myndighetene stiller. For å lykkes med dette må vi være en åpen og lærende organisasjon med fokus på kontinuerlig forbedring, sier direktør Vidar Torheim.
Rutinemessige kontroller
Solsiden er mottaket vårt i Lyngdal, og fra mai vil det vært både ordinært mottak og mottak for enslige mindreårige asylsøkerere.
UDI gjennomfører regelmessige kontroller av driften av asylmottak, for å kontrollere at den er i samsvar med kontrakt og regelverk som gjelder for drift av asylmottak. UDI besøker jevnlig og rutinemessig våre mottak som et ledd i kontraktsoppfølgingen.
– Vi verdsetter kontraktoppfølgingsmøtene fra UDI og synes det er en fin anledning til å få vist frem mottakene, fortelle om driften og sammen diskutere gode løsninger. Vi ser på det som en mulighet til forbedring de gangene kontrollene resulterer i pålegg. På den andre siden er det en viktig motivator for våre ansatte, når vi får bekreftet fra vår oppdragsgiver at driften er i henhold til avtale, sier driftssjef Ketil A. Blinge.
Når Hero mottar et pålegg eller avvik fra UDI eller annen tilsynsmyndighet, for eksempel miljørettet helsevern eller brannvesen, har vi tydelige instrukser for hvordan dette skal håndteres.
– Når vi mottar et avvik fra en kontroll på et av våre mottak, går vi straks i dialog med lokal mottaksleder. Pålegget registreres i ledelses- og kvalitetssystemet, og mottaksleder er ansvarlig for å lukke pålegget fra vår side. Deretter melder vi tilbake til UDI hvilke tiltak som er iverksatt, og avventer endelig tilbakemelding fra UDI om at pålegget er lukket, fortsetter Blinge.
– Det er viktig å anerkjenne feil og svakheter, identifisere nødvendige tiltak, og implementere disse. Vi anerkjenner at det er tilfeller der vår leveranse av ulike grunner ikke er 100% i henhold til avtale, og slik skal de ikke være. I slik tilfeller, identifiserer vi årsakene til avviket og setter inn korrigerende tiltak slik at vi får lukket pålegget/avviket snarest mulig.
Kontinuerlig forbedring
Hero Norge er sertifisert etter ISO 9001 kvalitetsledelse, og har et tydelig forankret fokus på kvalitet og kontinuerlig forbedring. I tråd med standarden, brukes en risikobasert tilnærming i vårt arbeid som gjør det mulig å identifisere faktorer, som kan føre til avvik fra planlagte resultater og fastsatte krav.
– Vi jobber systematisk og kontinuerlig med forbedringsarbeid. Vi har et kvalitets- og ledelsessystem hvor vi har systematisert de ulike prosessene i driften vår og knyttet rutiner og beskrivelser mot hver prosess. På den måten sikrer vi at driften er i henhold til krav og at drift på ulike lokasjoner samsvarer med hverandre. Dette er tydelig forankret fra toppledelse, stab og i hvert enkelt mottak, sier Blinge.
Ved oppstart av alle mottak utarbeides det en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) som hjelper å identifisere ulike faktorer som kan påvirke driften på en uønsket måte.
– Vi har mange ulike typer mottak lokalisert fra Kirkenes i nord til Lista i sør, Stord i vest og Flisa mot Svenskegrensa. Ulike driftsmodeller og ulike lokasjoner gir hvert enkelt mottak ulike forutsetninger og risikofaktorer som må identifiseres. Når disse er identifisert har vi gode muligheter til å iverksette tiltak for å sikre god drift og planlegge for eventuelle utfordringer. ROS analyser revideres årlig og ved behov. Personalgruppen skal jobbe kollektivt med risikoanalyse og internkontroll, sier HR og utviklingssjef Tellef Grønlie.
Tellef Grønlie ble ansatt sist høst som HR- og utviklingssjef, og kvalitetsarbeid er en viktig del av hans ansvarsområde. Bakgrunn for opprettelse av stillingen var en betydelig økning i antall mottak, og et behov for å styrke arbeidet med HR, utvikling og kvalitet.
– Vi har lært mye for de rundene vi har hatt med oppstart og drift av akuttinnkvarteringer for afghanere og ukrainske flyktninger. Erfaring, dyktige medarbeider og et omfattende kvalitetssystem gjør oss godt rustet til å stille med kapasitet i årene fremover, sier Grønlie.
Lærende organisasjon
Forbedring er et viktig prinsipp i kvalitetsledelse. Kontroller fra UDI er et av flere ledd i Hero sitt kvalitetsarbeid.
– I tillegg gjennomfører vi selv internrevisjon, og har gode systemer for internkontroll. Vi har system for og jobber aktivt med avviksregistering og korrigerende tiltak. Vi har i tillegg en gjennomtenkt kompetanseplan for ansatte, sier Grønlie.
En av de viktigste forutsetningene for å utvikle en lærende organisasjon, er derfor å aktivt dele informasjon, kunnskap og krav, samt avdekke den tause kunnskapen og erfaringen som ansatte sitter på og gjøre det tilgjengelig for alle.
– Vi tilrettelegger for digitale og fysiske møteplasser for både ledelse og ansatte. På den måten kan ansatte dele kunnskap, erfaringer, ideer for å lære av hverandre. Da gjør vi mer av det som fungerer, og mindre av det som ikke fungerer, sier Grønlie.
